Démarches administrative d’une association

Votre projet associatif est défini et vous savez sous quelle forme le faire vivre. Il s’agit à présent de créer votre association de Touch tout en veillant à respecter à la lettre les procédures spécifiques.

 

Créer une association  

Créer une association est une initiative enrichissante et passionnante. Pour qu’elle soit déclarée, il est nécessaire de respecter une démarche précise. Cette déclaration lui octroie une capacité juridique qui permet notamment de briguer des subventions et de pouvoir agir en justice.

La création en étapes (liste non exhaustive) :

  • Faire murir une idée et définir un projet
  • Rédiger les statuts
  • Réunir une Assemblée Générale, dite constitutive, pour valider les statuts et élire les dirigeants
  • Rédiger le procès-verbal (compte-rendu) de cette Assemblée Générale en mentionnant les personnes élues et leur responsabilités
  • Déclarer l’association et la publier dans le Journal Officiel
  • Créer un registre spécial

 La déclaration en préfecture

La déclaration d’une association est à effectuer auprès de la préfecture du département ou de la sous-préfecture de l’arrondissement (Marseille, Lyon) du siège social de l’association. Pour Paris, cela concerne la préfecture de Police.

Cette création peut se faire désormais en ligne dans certains départements. Se renseigner auprès de la Préfecture ou Sous-Préfecture de son département.

Pour être complète, la demande doit comprendre :

  • une lettre sur papier libre (en deux exemplaires), datée et signée par tous les membres du bureau, qui contient :
    • le nom exact et complet de l’association et son sigle,
    • son objet,
    • l’adresse de son siège social et de ses autres établissements,
    • les nom, prénom, profession, fonction dans l’association, coordonnées et nationalité des personnes chargées de la direction de l’association,
  • un exemplaire des statuts daté et certifié conforme par un membre au minimum,

  • Une enveloppe timbrée à l’adresse du siège social pour le retour du récépissé.

Modèle déclaration création

En règle générale, A l’issue de cette démarche, l’administration fait parvenir au déclarant un récépissé d’enregistrement de la déclaration.

Un formulaire de demande d’insertion au Journal Officiel est fourni et transmis par les services préfectoraux lors de la demande de déclaration. Dès réception du récépissé de déclaration, un règlement de 39,06 euros est a envoyé. L’insertion doit être réalisée dans un délais d’un mois après la déclaration.

La capacité juridique n’est accordée qu’après publication au Journal Officiel.

Il est à noter que toutes les modifications relatives aux statuts ou à la direction de l’association doivent être déclarées dans un délais de trois mois.

 

Rédiger les statuts  

Obligatoires pour les associations déclarées et fortement conseillés pour les associations de fait, les statuts reflètent le projet et le fonctionnement d’une association. Ils constituent un contrat de base entre les adhérents autour du projet associatif. Après avoir été votés en Assemblée générale, ils s’imposent à tous les membres d’une association, sans exception.

Contenu des statuts

Les statuts contiennent habituellement les éléments suivants :

  • Le nom, le but et le siège social de l’association.
  • Les membres de l’association (admission, adhésion et catégories de membres).
  • Les modalités de la perte de la qualité de membre.
  • Les moyens d’action et les ressources.
  • La composition et le rôle de l’Assemblée générale.
  • La composition et les conditions d’élection du Conseil d’administration.
  • Les conditions de modification statutaire.
  • Les modalités de dissolution.

Un règlement intérieur peut compléter cette liste.

Comme tout contrat, les statuts sont soumis aux règles du droit civil. En cas de litige sur l’interprétation des statuts ou de problème lorsque les statuts ne prévoient pas un cas de figure particulier, c’est le juge du fond (tribunal de grande instance) qui est saisi et qui se prononce sur l’interprétation à donner.

À titre indicatif, un modèle de statuts peut également vous être fourni par votre préfecture ou sous-préfecture de référence.

Modification des statuts

Ces statuts peuvent bien évidemment évoluer au fil du temps. Selon la loi du 1er juillet 1901, toute modification statutaire doit être déclarée dans un délais de trois mois à la préfecture ou sous-préfecture dont dépend l’association.

Généralement, le pouvoir de modification est donné par les statuts à l’Assemblée générale à majorité simple (les statuts peuvent fixer librement un quorum avec une majorité renforcée). Il ne faut pas oublier que tous ces changements doivent être consignés sur le registre spécial de l’association.

Les documents à fournir pour la déclaration de modification sont les suivants :

  • Déclaration modificative sur papier libre, signée par un membre du bureau.
  • Un exemplaire sur papier libre du ou des articles des statuts modifiés.
  • Un extrait du procès-verbal justifiant l’adoption des modifications.

Si les changements sont multiples, il est nécessaire de fournir une nouvelle rédaction complète des statuts datée et signée par un membre du bureau. Les changements portant sur le nom, l’objet ou le siège de l’association nécessitent en plus, une publication au Journal Officiel. Cette démarche est rendue obligatoire par certaines préfectures.

 

Règlement intérieur

En complément des statuts, le règlement intérieur (RI) précise le fonctionnement d’une association. Il dispose d’un pouvoir normatif et précise les rapports de l’association avec ses membres et des membres entre eux. Le règlement intérieur n’est pas obligatoire, sauf pour certains types d’associations.

l détaille l’organisation, la sécurité liée aux activités réalisées et parfois même les sanctions pouvant être prises à l’encontre d’adhérents (nécessité de préciser l’autorité compétente et la procédure). Il est impératif que tous les membres de l’association puissent librement disposer de ce règlement.

En vertu du principe de liberté contractuelle, les statuts peuvent conférer à n’importe quel organe l’élaboration du règlement intérieur. Dans le silence des statuts, le règlement est adopté par l’organe compétent : l’Assemblée générale.

Un changement dans sa composition n’engendre pas nécessairement une modification statutaire. Aussi, en cas de litige relatif à l’interprétation ou à une contradiction entre le règlement intérieur et les statuts, ce sont les statuts qui priment.

Il n’existe pas de modèle type (liberté contractuelle), mais le règlement intérieur se compose souvent comme suit :

  • les conditions d’adhésion
  • le montant de la cotisation
  • les clauses d’exclusion
  • les rôles et pouvoirs des membres du bureau
  • les modalités de vote dans les instances de décision
  • les modalités d’utilisation ou de prêt de matériel
  • l’attribution du budget
 

Immatriculation

Immatriculation auprès de l’INSEE

Tout comme l’immatriculation de chaque individu à la Sécurité Sociale, les personnes morales sont immatriculées par l’Institut National des Statistiques et Etudes Economiques (INSEE).

La demande d’immatriculation est obligatoire dans plusieurs cas :

  • pour les associations employeurs,
  • pour les associations exerçant des activités qui entraînent le paiement de la TVA ou de l’impôt sur les sociétés (IS),
  • pour les associations recevant des subventions ou des paiements en provenance de l’Etat ou des collectivités territoriales.

Toutefois, il est conseillé d’entreprendre la démarche dans tous les cas car de plus en plus d’administrations réclament un certificat d’immatriculation.

Immatriculation auprès de l’URSSAF

Dans les huit jours qui suivent l’embauche d’un salarié, l’immatriculation de l’association doit être demandée à l’URSSAF. Cette formalité peut être accomplie simultanément à la Déclaration Unique d’Embauche (DUE).

Immatriculation auprès du système national du répertoire national des entreprises

Un numéro national d’identification est attribué à l’association par l’INSEE, dans le cadre du système national d’identification et du répertoire national des entreprises et de leurs établissements (SIRENE). Le numéro national d’identification se décline pour l’entreprise (SIRENE) et pour l’établissement (SIRET).

Codes APE et NAF

Un autre numéro est également attribué par l’INSEE, il s’agit des codes APE ou NAF (la Nomenclature d’Activité Française). La NAF permet la codification de l’Activité Principale Exercée (APE) pour les entreprises et les établissements.

La NAF est dérivée de la nomenclature européenne (NACE). Elle s’articule en 17 sections, 60 divisions (déterminées par les deux premiers chiffres), 240 groupes (trois premiers chiffres), 700 classes nationales (trois chiffres plus une lettre). Le code APE n’est, lui, attribué qu’à des fins statistiques et ne peut en aucun cas servir de preuve à l’application de réglementations ou de conventions.

Depuis 2008, le code APE est inclus dans le code NAF.

La nomenclature NAF (source INSEE)

 

Ouvrir un compte bancaire  

À sa création, une association a le plus souvent besoin d’ouvrir un compte bancaire : point sur les démarches et sur les documents à fournir.

Toutes les associations peuvent ouvrir un compte. Toutefois, les banques ont le droit de refuser l’ouverture, par exemple lorsque l’association est fichée à la Banque de France du fait d’un fonctionnement anormal d’un autre de ses comptes. Quant aux délais d’ouverture, ils varient d’une banque à l’autre.

C’est le président de l’association qui doit se présenter à la banque, muni des pièces justificatives suivantes (variables d’une banque à l’autre) :

  • Une photocopie des statuts signés par le président.
  • Une photocopie de l’annonce légale de création de l’association parue au Journal Officiel.
  • Un procès-verbal de délibération, mentionnant l’identité des personnes habilitées à faire utiliser le compte bancaire : c’est le président, représentant légal de l’association, qui désigne ces personnes. Il a la possibilité de ne désigner personne, une seule personne (le trésorier le plus souvent), ou plusieurs (deux ou trois en général). Le président à la possibilité de ne choisir personne, de désigner seulement une personne (souvent le trésorier) ou plusieurs personnes (en général, deux ou trois).
  • Une photocopie de la pièce d’identité de toutes les personnes habilitées à utiliser le compte.
  • Un justificatif de domicile du siège social. Dans le cas où le siège de l’association est chez le président, un justificatif de domicile de moins de trois mois est nécessaire. Si l’association est hébergée dans une mairie ou une maison des associations, fournissez une attestation de l’hébergeur (« Je soussigné, Le Maire ou le responsable de la maison d’associations, atteste avoir donné mon accord pour que l’association X ait son siège social dans nos locaux »).
  • L’imprimé d’ouverture de compte délivré par la banque.

Il est souvent demandé aux associations nouvellement créées de présenter un budget prévisionnel et à celles qui existent depuis plusieurs années, un compte-rendu financier de l’activité de l’année passée.

L’obtention d’une carte bleue n’est pas automatique : l’association doit en faire la demande et, généralement, les banques observent d’abord l’activité du compte sur une durée plus ou moins longue avant de l’accorder. Le titulaire de la carte est le représentant légal, donc le président, mais il a la possibilité de donner procuration à d’autres personnes.

 

Dissoudre son association

La décision de dissoudre une association peut être prise pour différentes raisons comme l’atteinte de l’objet social ou le manque de ressources, mais elle peut aussi résulter d’une sanction judiciaire. Même s’il n’existe pas de procédure obligatoire, des étapes essentielles sont à respecter.

4 types de dissolution

La dissolution volontaire : cette décision émane généralement de l’Assemblée générale (selon précisions dans les statuts) pour différentes raisons : activité sociale insuffisante, diminution du nombre d’adhérents, pertes financières, difficultés de gestion, impossibilité d’atteindre les objectifs…

La dissolution de plein droit : lorsque l’association à durée déterminée arrive à échéance, la dissolution est prononcée. Il est toutefois possible, avant l’arrivée à terme, de proroger l’association en modifiant les statuts.

La dissolution judiciaire : décision prise par le juge du Tribunal de Grande Instance suite à une irrégularité dans les formalités de déclaration, un objet illicite, un vice de fond ou de forme dans le contrat de l’association, des conflits graves entre les adhérents… Dans le cas d’une irrégularité sans gravité, un délai pour la régularisation peut être accordé par le juge.

La dissolution administrative : décision prise soit directement par le gouvernement, soit par mesure de police, lorsque l’association représente un groupement agissant contre la République, une milice privée ou lorsque les membres commettent des actes répétés de dégradation, de violence, d’incitation à la haine ou de discrimination. Cette décision peut faire l’objet d’un recours devant le juge administratif. La dissolution administrative entraîne la perte immédiate de la qualité de membre ou de dirigeant et l’interdiction pour l’association de se réunir.

La procédure de dissolution

Pour la dissolution, il n’existe pas de procédure légalement définie. En règle générale, les statuts fixent les modalités de liquidation, à savoir le nombre de membres minimum pour décider de dissoudre, le nombre de liquidateurs et leurs attributions, la dévolution des biens de l’association… En l’absence de précisions dans les statuts, c’est l’Assemblée générale qui décide de tous ces points.

Il convient donc, en premier lieu, de réunir une Assemblée générale (extraordinaire car elle donne souvent des règles de vote et de quorum plus strictes) afin que cette décision ne puisse pas être contestée par la suite.

Pour la déclaration en préfecture, il faut constituer un dossier contenant les éléments suivants :

  • une déclaration de dissolution sur papier libre (précisant le numéro d’enregistrement du dossier en préfecture) signée par le président et le trésorier
  • le procès-verbal de l’Assemblée générale ou du Conseil d’administration ayant décidé de la dissolution
  • un formulaire de dissolution pour une publication au Journal Officiel (coût inclus dans le prix de la déclaration de création). Cette démarche n’est pas obligatoire.
  • une enveloppe timbrée au nom du président à l’adresse du siège social de l’association pour le retour du récépissé.
  • Concernant les apports de l’association (fonds de roulement, matériel…), si les statuts sont muets à ce sujet, c’est l’AG qui décide des reprises. Toutefois, l’apport ne peut être remis à une autre personne que son apporteur d’origine.
    Il est interdit de répartir les biens de l’association entre ses membres. Les biens doivent être remis à un organisme à but non lucratif (association, fondation, collectivité territoriale, caisse des écoles…).

    La mise à jour de la comptabilité et la clôture des comptes sont essentielles. Dans le cas où l’association est employeur et/ou fiscalisée, elle se doit de prévenir l’administration fiscale et les organismes sociaux de sa dissolution.

    Même lorsque l’association est dissoute, des contrôles peuvent être effectués : donc il est préférable de conserver les archives au minimum 5 ans.

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