Instances représentatives

Pour une bonne orientation et un fonctionnement plus démocratique, l’association peut mettre en place différents organes de direction ayant chacun un rôle précis : le Bureau, l’Assemblée générale et le Conseil d’administration.

 

Assemblée Générale

L’assemblée générale (AG) est fondamentale pour une association. Elle permet la prise des décisions relatives au fonctionnement mais également à l’orientation générale et aux grandes évolutions de l’association.

L’assemblée générale ordinaire

Réunis pour la gestion courante de l’association, les membres sont convoqués au moins une fois par an en Assemblée Générale. La plupart du temps, elle permet une prise de décision démocratique et se tenir autant de fois dans l’année que besoin.
Les statuts ou le règlement intérieur fixent les modalités de participation et de vote. Généralement, les adhérents de l’association et toute personne autorisée par les statuts sont convoqués. Sauf précision, tous les membres présents à l’assemblée détiennent les mêmes droits et pouvoirs.

L’assemblée générale a plusieurs rôles :

  • Elle contrôle la gestion et le fonctionnement de l’association.
  • Elle approuve ou désapprouve la gestion des activités réalisées l’année précédente, le résultat de l’exercice financier…
  • Elle élit les administrateurs (membres du conseil d’administration) ou renouvelle leur mandat.
  • Elle approuve le projet de budget pour l’année suivante.
  • Elle vote le rapport d’orientation comportant les projets de l’association pour l’année suivante et les directives à suivre pour les administrateurs.
  • Elle décide des actes relatifs au patrimoine de l’association (sauf précision contraire dans les statuts, elle est la seule à avoir ce pouvoir).

Sauf précision dans les statuts, le vote par correspondance est interdit.

Le quorum, non précisé par la loi, permet de définir un nombre minimal de membres présents nécessaire pour que les décisions prises lors de l’assemblée générale soient valables. Dans le cas ou les statuts fixent un quorum, la signature d’une feuille de présence est obligatoire.
Enfin, la tenue d’un registre des délibérations n’est pas légalement imposée mais est vivement conseillée.

L’assemblée générale extraordinaire

De manière exceptionnelle, le président peut convoquer les membres de l’association à se rendre à l’assemblée extraordinaire pour traiter de questions importantes ou urgentes (modification des statuts, dissolution, crise grave…). Si les modalités de l’assemblée générale extraordinaire diffèrent de celles de l’assemblée générale ordinaire, ces différences doivent être mentionnées dans les statuts. Par exemple, les conditions de majorité peuvent parfois être plus strictes que la normale.

La convocation

Tous les membres de l’association doivent être informés de la tenue d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Les statuts déterminent la ou les personnes retenue(s) pour convoquer l’assemblée, le mode de convocation (courrier, presse, bulletin interne…) ou encore le délai entre la convocation et l’assemblée. Si aucun delai n’est précisé, il doit toutefois permettre à chacun de prendre ses dispositions pour être présent.

La convocation doit spécifier la date, l’heure et le lieu de réunion mais également l’ordre du jour (découpage du temps par sujet abordé).

 

Le Bureau

Non obligatoire dans une association, le Bureau est une instance de direction qui détient le pouvoir décisionnel.

Il gère l’association au quotidien et est composé de deux membres au moins, appelés membres du bureau ou membres de droit, élus par le conseil d’administration :

  • Un président
  • Un trésorier
  • Un secrétaire (non obligatoire)

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent préciser la répartition des fonctions (étendue du pouvoir, durée du mandat…) qui ne peuvent être cumulées par une même personne.

Le rôle de chacun

Le président dirige et représente de plein droit l’association. Il préside l’Assemblée Générale et le conseil d’administration. Enfin, il a un mandat pour organiser et contrôler l’activité de l’association et peut déléguer l’exercice de ses fonctions.

Le trésorier est chargé de la gestion financière et veille au dépôt des déclarations fiscales. Il tient la comptabilité, effectue les paiements et placements, prépare le bilan annuel… Lors des Assemblées Générales, il présente les comptes de l’association.

Le secrétaire chargé du fonctionnement administratif, il dépose, entre autres, les dossiers de subventions. Il assure en général, la correspondance de l’association, établit les comptes-rendus de réunion et est responsable de la tenue des registres et des archives.

 

Le Conseil d’ Administration

Le conseil d’administration veille au bon fonctionnement de l’association et au respect des décisions prises en Assemblée Générale et réunit les administrateurs (membres élus lors des AG) une ou plusieurs fois par an. Aussi appelé comité directeur, le conseil d’administration n’est pas obligatoire mais sa tenue est vivement conseillée.

Attributions

Ses attributions sont définies par les statuts de même que le nombre d’administrateurs, les modalités de convocation, de quorum, de vote… Parfois, les statuts donnent aux administrateurs le pouvoir de voter le budget sans le concours de l’Assemblée générale. Afin de répertorier et de prouver les décisions prises, il est essentiel de rédiger, pour chaque conseil d’administration, un procès-verbal.

Participants

Personnes extérieures à l’association et salariés peuvent siéger au conseil d’administration si leur participation est précisément définie et si certaines conditions sont respectées (par exemple les salariés ne doivent pas représenter plus d’un-quart des membres du conseil d’administration). Les participants doivent être administrateurs ou invités par les administrateurs.

Tout administrateur est élu pour une durée déterminée (précisée dans les statuts). Dans des cas précis, leur mandat peut prendre fin avant la date d’expiration : démission, incapacité pour exercer la fonction, révocation, annulation judiciaire ou décès.

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