Comptabilité

DOCUMENTS COMPTABLES

Documents à télécharger (voir pièces jointes):

  • Modèle de Bilan
  • Modèle Compte de résultat
  • Modèle Plan de trésorerie
  • Modèle Plan de financement
  • Modèle Budget prévisionnel

Remboursement des frais

Tout frais engagé par un bénévole ou un salarié dans une association peut faire l’objet d’une demande de remboursement. Les bénévoles peuvent toutefois renoncer au remboursement et bénéficier alors d’une déduction fiscale.

  • Remboursement des frais des bénévoles

Par définition, un bénévole est une personne offrant de son temps et de son savoir-faire à une association gratuitement, sans contrepartie en nature ou financière. Il est d’ailleurs strictement interdit, pour une association, d’accorder à un bénévole une rémunération quelconque (salaire, gains, indemnités, primes, gratifications ou avantages financiers…).

Lorsque cette règle est transgressée, l’activité du bénévole est considérée comme un travail dissimulé et l’association est exposée à d’importantes sanctions (article L324-9 et suivants du Code du travail). Le cas du remboursement des frais est autorisé car il ne constitue pas une forme de rémunération.

  • Les frais de déplacements

Les frais de déplacements correspondent aux dépenses liées à l’utilisation d’une voiture, d’un vélomoteur, d’un scooter ou d’une moto, engagées pour une activité servant l’objet de l’association. Le montant du remboursement lié à ces frais est généralement évalué suivant le barème kilométrique publié annuellement par l’Administration. 

Ce barème prend en compte :

  • la dépréciation du véhicule,
  • les frais d’achat de casques ou de protections,
  • les frais de réparation et d’entretien,
  • les dépenses de pneumatique,
  • la consommation de carburant et les primes d’assurance.

Les frais de stationnement, les péages d’autoroute ou encore les intérêts annuels liés à l’achat à crédit d’un véhicule sont exclus de ce barème mais peuvent éventuellement, s’ils sont justifiés, être adjoints au montant des frais de transports.

Enfin, pour bénéficier du remboursement, le conducteur (ou son conjoint) doit impérativement être propriétaire du véhicule ou co-propriétaire (par exemple dans le cadre d’un pacte civil de solidarité). Le véhicule ne doit donc pas être en location (avec ou sans option d’achat) ni prêté.

  • Renonciation au remboursement

Un bénévole qui souhaite renoncer au remboursement de ses frais peut bénéficier d’une déduction fiscale : l’instruction fiscale (n°5B-14-07 BOI n°71 du 16 mai 2007) estime que cette renonciation constitue un don et peut donc être déduite des impôts sur le revenu.

Le montant est calculé non pas suivant le barème kilométrique fixé par l’Administration mais suivant un barème forfaitaire (voir barème forfaire en vigueur). La déduction est à hauteur de 66% du montant, dans la limite de 20% du revenu imposable (ou de 75% lorsqu’il s’agit d’associations d’aide aux personnes en difficulté). Comme pour tout donl’association doit impérativement remettre au bénévole un reçu fiscal de don.

 Attention ! La déduction fiscale est possible uniquement pour les dons réalisés au profit d’associations relevant de l’article 200 du Code général des impôts (dans le cas de l’association Touch, quand elle est déclarée reconnue d’intérêt général).

Pour le remboursement des frais, il est nécessaire que le bénévole établisse une note de frais (aussi appelée « fiche de remboursement de frais ») précisant l’objet du déplacement, la date, les lieux de départ et d’arrivée et le nombre de kilomètres parcourus.

Les notes de frais doivent être enregistrées par l’association dans un compte de résultat et les frais non remboursés aux bénévoles doivent être inscrits dans un registre dédié (éléments à préciser dans le registre : date, objet, nom du bénévole, montant des frais).

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